MICE Operations: ECC Leiden heeft een streepje voor met gepersonaliseerde offertes
Hoe overtuig je potentiële klanten om voor jouw vergaderlocatie te kiezen? In een branche waarin de concurrentie groot is en de klantverwachtingen hoog zijn, is een ijzersterke eerste indruk belangrijk. Die maak je soms nog voordat gasten een voet in jouw locatie hebben gezet, zoals bij de aanvraag via je website of het ontvangen van een offerte. ECC Leiden begrijpt dit als geen ander en kiest met behulp van de juiste software voor een gepersonaliseerde aanpak.
ECC Leiden organiseert (hybride) vergaderingen, congressen en evenementen. Met twintig eigentijdse ruimtes zijn ze gespecialiseerd in small events en zakelijke bijeenkomsten die nét even anders zijn. Om de organisatie van deze evenementen soepel te laten verlopen en snel maatwerk offertes op te kunnen stellen, gebruiken ze sinds 2020 de event planning software van MICE Operations.
"Onze gasten komen met uiteenlopende wensen", vertelt Viviane Klein, Meeting & Event Specialist bij ECC Leiden. "Van intieme vergaderingen tot groot-schalige congressen, we streven ernaar om voor ieder evenement een passende invulling te creëren. MICE Operations helpt ons enorm bij het onderhouden van die flexibiliteit."
Zodra een aanvraag voor een eve-nement binnenkomt via e-mail, telefoon of de aanvraagmodule op de website, staan de meeste details al ingevuld in MICE. "De software is de centrale hub voor alle evenementengegevens", zegt Viviane. "Van offertes tot planningen en contactmomenten met de klant, alles is hier overzichtelijk terug te vinden."
Gepersonaliseerde offertes die écht overtuigen
De offertes van ECC Leiden zijn niet zomaar een opsomming van faciliteiten en prijzen. Met een persoonlijk tintje, sfeerbeelden en een duidelijke focus op de wensen, weten ze klanten te overtuigen. "We maken onze offertes visueel aantrekkelijk met behulp van foto's en video's", legt Viviane uit. "Zo krijgt de klant alvast een idee van de ambiance en de mogelijkheden." Naast het visuele aspect, is het ook belangrijk dat de offerte alle rele-vante informatie bevat. "Duidelijke prijzen, omschrijvingen en mogelijk-heden zijn voor maatwerk onmisbaar." MICE biedt hierin uitkomst: "Met MICE kunnen we in een mum van tijd gepersonaliseerde offertes creëren, inclusief verschillende arrangementen en extra opties. Zo kan de klant zelf een keuze maken die perfect aansluit bij hun wensen en budget."
ECC Leiden heeft niet alleen het offerteproces geoptimaliseerd met MICE Operations, ook hebben ze hun salesproces nu efficiënter ingericht. "Alle klantgegevens en contactmomenten zijn overzichtelijk in MICE terug te vinden", aldus Viviane. "Zo hebben we altijd een compleet beeld van de klantreis en kunnen we gerichter opvolgen."
Meer gebruikerservaringen en praktische informatie vind je op www.miceoperations.com.
Dit artikel is een kopie van het originele artikel, verschenen op Meeting Magazine.nl.